종업원 대신에 성실한 컴퓨터와 근무합니다

한국의약통신 439호, 경기도 부천시 성곡로 아름다운약국 최은주 약국장 정동명 기자l승인2020.06.05 17:55:08

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종업원의 잦은 퇴직 스트레스, 7년 전부터 전산화 서둘러
겁내지 말고 ‘나도 할 수 있다’는 생각으로 시작하면 다돼
시스템 이용료 저가 모델도 많고 대부분 월 이용료로 계산
복약지도 가장 쉽게 복약순응도 높이는 데 주안점 두고 설명
포스 이용해 조제료와 일반약 수익의 비율도 한눈에 파약해

 

▲ 자동포장기를 설명하는 최은주 약사


경기도 부천시 성곡로 77에 위치한 아름다운약국은 나홀로약국의 특성을 살린 대표적인 케이스라고 할 수 있다. 13평 규모의 이 약국은 수년전부터 종업원을 두지 않고 최은주 약국장 혼자서 운영하고 있다.

그러나 최 약국장은 다른 약국과 조금도 손색없이 고객의 처방전을 받아 조제하고, 복약지도하며, 마스크도 팔고, 일반약과 건강기능식품을 권유할 수 있다.

이것은 바로 최은주 약국장이 전산시스템을 효율적으로 운영하기 때문이다. 전체 약국의 70%가 나홀로약국인 우리나라 현실에서 아름다운약국의 운영 시스템이야말로 보통 약사들이 바라는 모델이자 희망이 아닐까.   


만성질환 장기처방 많고, 1일 내방객 100명 수준

아름다운약국을 들어서면 오른쪽으로 일반의약품, 왼쪽으로 의약외품 등이 진열되어 있고, 정면으로 카운터가 보인다. 카운터 뒤로 조제실이다. 출입문을 열면 바로 앞에는 폐의약품 수거함이 비치되어 있고, 그 앞에 고객들이 놓고 간 우산을 찾아가라고 기다리는 우산꽂이가 놓여있다.

▲ 아름다운약국 전경


2008년부터 이 자리에서 운영되고 있는 아름다운약국은 건물 2층에 가정의학과 내과 소아과를 종합적으로 보는 의원이 있다. 그래서 하루 처방전 접수 건수는 30~40매 내외. 그렇지만 대부분이 고혈압, 당뇨병 등 만성질환자라서 장기처방전이 많다.

일반약 구매를 위한 고객은 최근엔 마스크 때문에 1일 100명 정도였지만, 평소엔 1일 50~60명으로, 1일 총 평균 내방객은 100명 전후가 된다. 아름다운약국 전산에 등록된 취급 약품은 4,310개 품목이다.

 

한두 달이면 바뀌는 종업원에 갈등  

의약분업 이후 약사 혼자서 약국을 관리하기란 쉬운 일이 아니다. 그렇다고 종업원을 고용하기에는 애매한, 많지 않은 처방전 접수로 갈등을 느낀다.

아름다운약국의 최은주 약사가 나홀로약국을 결심하게 된 것은 처방전 건수보다는 종업원 문제로 속을 썩이면서 결정한 것이다.

종업원 중에는 성실하게 잘하는 사람도 있지만, 그렇지 못한 경우가 더 많다. 또 3개월이 멀다하고 나간다. 어떤 경우는 사전에 아무런 말 한마디 없이 출근을 안해 당황한 경험도 있다.

“직원을 채용하면 3개월 정도는 가르쳐야 처방전 접수나 약국의 웬만한 작은 업무를 할 수  있어요. 그런데 대부분 3개월 정도 있다가 나가는 경우가 너무 많아요. 심하면 1개월 만에 그만두기도 하고요. 그래서 약국에 종업원을 두지 않는 대신에 약국 전산화에 좀 더 서둘러 신경을 쓰게 된 것 같아요.”
 

▲ 약국내부전경


반 알 조제도 자동조제기 이용이 가능 

Q. 우선 처방전 입력에서부터 자동조제, 약봉투 출력, 복약지도까지 어떻게 진행되는지요?

고객이 가져온 처방전을 바코드 리더기가 읽으면 자동으로 컴퓨터에 입력이 되고, ATC 조제를 누르면 자동 조제가 시작됩니다.

반알 자르기나 조제약을 넣는 카세트가 없는 경우를 제외하면 모두 이렇게 조제가 되고요. 반알 조제의 경우도 제가 사용하고 있는 자동조제기는 특정 반 알은 고정적인 FSP(Free shape packing)을 이용하여 자동조제 할 수 있어요. 조제가 완료되면 검수를 하고, 자연스럽게 환자에게 복약지도 한 후 약을 건네줍니다.


일반약 매출 수익률까지 계산해줘 

Q. 포스를 설치한 약국은 많지 않은데, 약국에서 포스는 어떻게 이용되고 있는지요?

포스를 이용하면 일반의약품의 1일 매출은 물론, 판매량, 재고, 수익률까지 계산을 해줍니다. 다만 사입가가 변동되는 경우 완벽한 계산은 어렵다는 단점이 있어요.

그럼에도 불구하고 대략적인 계산이 가능한 것만으로도 약국 경영에 매우 효율적인 시스템입니다. 조제료와 일반약 수익의 비율 또한 바로 볼 수 있어서 조제나 일반매약이 어느 정도의 비율을 차지하고 있는지를 한눈에 파악이 가능합니다.

조제료에 대해서도 조제료 수익, 전체 매출에 조제료가 차지하는 비율, 평균 이익률 등을 모두 계산해준다. 이렇듯 아름다운 약국은 모든 시스템이 전산화되어 있어 수기장부가를 필요 없다. 제약회사와 도매상과의 거래 장부를 모두 PC가 관리해주는 셈이다.

 

▲ 재고관리프로그램


반품과 사입 모두 할 수 있고 유효기간 관리 가능

Q. 의약품 재고 문제를 어떻게 관리하고 있습니까?

의약품이 들어오면 청구프로그램에서 약품 사입 기능을 통해 전산입력 합니다.
약품 사입 전산입력의 경우 두 가지를 이용하는데, 첫 번째는 의약품 거래 관리 서비스(유팜 탑재된 기능)입니다.

의약품 거래 관리 서비스는 도매상과 유팜이 서로 협력하는 체계로 도매상에서 전산으로 띄워놓은 자료를 보고 약품 수량 관계 등의 오류가 있는 경우는 제외하고 자동사입하는 기능입니다. 이 시스템의 경우는 반품과 사입을 모두 할 수 있으며, 도매상에서 유효기간을 입력해줄 경우 유효기간 관리까지 가능한 장점이 있습니다.

두 번째는 청구프로그램에서 약품 사입을 수동으로 하는 경우입니다. 의약품 거래 관리 서비스는 일부 도매상만을 대상으로 하기 때문에 대다수 제약회사나 소규모 도매상, 인터넷 사입의 경우는 수동으로 입력합니다.

우리 약국이 POS를 사용하고 있기 때문에 전문약과 일반약 모두를 이런 방법으로 전산 입고를 잡으면, 처방에 따라 조제약의 사용량이 차감되고 POS 입력된 일반약 판매 수량이 차감되기 때문에 자동적으로 전문약과 일반약 모두 재고 수량, 재고 금액이 관리되며 전산 장부가 작성됩니다. 거래처 결제를 할 때 전산 장부의 금액과 거래처별 재고금액을 비교할 수 있기 때문에 합리적으로 결제를 할 수 있고, 불용의약품을 반품할 수 있습니다.

 

▲ 처방전을 입력하는 최은주 약사


병원약사 근무 경험이 전산프로그램 이해 높여

이런 전산프로그램을 능숙하게 다루는 것은 그리 어려운 일이 아니지만, 그렇다고 누구에게나 모두 쉬운 일도 아니다.

최은주 약사는 약대를 졸업하고 약 10년간 종합병원에 근무했으며, 특히 중간관리자 위치에 있을 때는 병원 내 의약품의 재고관리, 유효기간 관리 등 전산 프로그램을 이용한 업무를 했기 때문에 이런 시스템을 100%는 아니라도 90%는 이해하고 있다고 말한다.


Q. 종업원을 두면 좀 더 많은 일을 할 수 있지 않을까요?

“처음에는 전산직원을 두고 했었어요. 혼자서 약국을 한 것은 7년 전부터입니다. 종업원을 고용하면 수입이 좀 더 올라갈 수 있다는 것을 알아요. 그러나 말씀드린 대로 종업원으로 인해 겪는 여려가지 스트레스와 어려움이 있어 종업원 대신에 전산시스템을 선택했다고 할 수 있습니다.”


월 이용료 늘어도 인건비 절감 효과 있어

Q. 시스템을 갖추려면 비용도 많이 들어가지 않나요?

시스템 비용도 지금은 저가 모델이 많이 나와 있습니다. 자동조제기의 경우만 해도 월 이용료 50만 원 이하고 3년 납입이면 구매가 가능합니다. 바코드 리더기는 리딩 건수에 따라 지불하는데 월 3만 원에 부가 별도로 월 33,000원 비용부터 시작합니다. 물론 처방건수가 많으면 월 이용료가 늘어나지만 인건비 절감 효과는 있습니다.

 

▲ 일반약 마다 라벨을 잘 붙여 놓았다


Q. 다른 약사님들도 약국장님같이 전산화된 약국을 운영하려면 어떻게 애야 할까요?

겁내지 말고 나도 할 수 있다고 생각하고 시작하는 것입니다. 처음부터 잘하는 사람은 없어요. 일반약 바코드 라벨도 하루아침에 다할 수는 없습니다. 처음에 드링크제부터 시작하여 개보린 등 많이 찾는 약, 그다음에 외용제 등을 하루에 몇 개씩 한 달 두 달 세 달 하다 보면 됩니다. 그다음에 입고 재고도 조금씩 익히고, 저도 처음에는 전산입고를 잘 못 잡아 고생을 했습니다.


Q. 평소 복약지도를 어디에 역점을 두고 하시는지요?

약국 개설 초기에는 전문화된 지식을 열심히 설명하려고 노력하였으나 그것이 환자의 눈높이에 맞지 않는다는 것을 몇 년이 지나서야 알게 되었습니다. 가장 간단하게 복약순응도를 높이는 것에 주안점을 두면서 하나하나 천천히 알기 쉽게 풀어가려고 노력하고 있습니다만 아직도 많이 부족합니다.

가장 필요한 부작용과 복용상 주의사항은 반드시 알려드리려고 신경 쓰고 있으며, 환자분의 의료진에 대한 불만도 들어드리면서 최대한 의료진과의 신뢰성이 깨지지 않는 선에서 여러 의약 상식에 대해 복약지도를 하고 있습니다.

요즘 들어 깨닫는 것은 환자에 따라 동일하지 않은 정보를 제공해야하지만, 환자들에게 제공하는 정보가 늘어날 수 있도록 조금씩 이해하기 쉽게 설명해야 한다는 점입니다.

정동명 기자  pharmacy@binews.co.kr
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