병원·직원 함께 발전하는 비전 및 목표 제시
부서 간 협조 및 중복업무 줄여 이직률 막아

몇 년 전에 강남에서 치과 개원을 도와드린 원장님이 최근에 다시 연락을 해 오셨다. 연락의 요지는 병원을 운영하면서 초기에는 직원들이 적극적인 자세를 보였지만 점점 직원들이 병원에 대한 열정 및 충성도가 떨어진다고 것이었다.

직원들에게 잘해주고 있고 또 직원들이 원하는 것이 있으면 웬만한 것은 모두 들어주고 있는데 왜 그런지 모르겠다면서 면담을 요청해 오셨다.

병원을 방문해 원장님과 미팅과 개원초기부터 함께 있었던 직원, 신규 직원을 대상으로 인터뷰를 진행했다. 그 결과, 개원 초기에 직원들이 많이 나가고 현재는 새 직원들로 바뀐 것을 알게 되었다.

또한, ‘병원과 본인에 대한 발전’과 ‘부서간의 협조’ 등에 문제가 있다는 것을 알게 되었다. 이에 아래의 2가지 기준을 바탕으로 컨설팅을 진행하여 문제를 해결할 수 있도록 도왔다. 진행했던 컨설팅 내용을 알아보도록 하자.

병원 비전과 핵심가치의 중요성
원장님과 인터뷰를 진행하면서 개원 시 갖고 있던 생각이 많이 바뀌었다는 것을 알게 되었다. 또한, 바뀐 내용을 직원들과 공유하고 있지 않다는 것도 알게 되었다.

개원 초기에는 병원이 향후 어떤 모습일지 직원들에게도 어떤 발전 가능성이 있는지 워크샵과 회의 등을 통하여 지속적으로 직원들에게 병원의 비전 및 목표를 알리는 작업을 했었다. 그러나 현재는 이미 그런 내용에 대해서 직원들이 다 알고 있을 것이라고 생각해 더 이상 하지 않는 않는다고 했다.

이에 병원의 직원들이 참석할 수 있는 워크샵을 기획하여 직원들에게 병원의 발전과 더불어 직원들이 발전할 수 있는 모델을 제시하도록 했다.

또한, 워크샵을 통하여 우리병원의 비전과 핵심가치에 대해서 다시 한 번 생각하고, 우리병원에서 적용할 수 있는 것을 찾아서 실제로 실천할 수 있도록 하였다. 그 결과 직원들이 좀 더 활기차게 병원에서 생활할 수 있게 되었다.

병원 직원에 대한 명확한 직무분장
직원들과의 인터뷰를 하던 중 또 하나의 문제점을 발견했다.
첫 번째 문제점은 각 부서 간에 협조가 잘 이루어지지 않는다는 것과 두 번째로 각자 본인이 하는 일이 정말로 내가 해야 하는 일인지? 혹은 자기부서의 일인지? 명확하게 인지하지 못하고 있었다.

이로 인해 각각의 부서는 지속적으로 분쟁 아닌 분쟁이 발생하며 각 부서장은 다른 부서장과의 업무에서 발생한 문제의 잘잘못을 따지는데 소비하는 시간이 많다는 것을 알게 되었다.

이에 병원에서 타 부서로 협조가 필요할 경우 발생할 수 있는 모든 일에 대해서 프로세스를 정립하고 타 부서 협조 시에는 각각 부서의 담당자 서명이 들어가 있는 문서로 오갈 수 있도록 조치를 취하였다. 또한, 각각의 직원이 맡은 업무에 대해서 명확하게 정리하게 하여 일에 대한 중복된 업무를 정리하고 빠져있는 업무에 대해서는 추가하도록 하였다.

예를 들어 각 직원들의 일간, 주간, 월간, 분기, 년 간 업무를 정리한 직무분장표를 작성하여 체크하게 함으로써 업무에 대해서 중복된 업무와 누락을 막을 수 있도록 하였다.

이렇게 한 결과 각 부서 간에 발생했던 문제는 상당부분 해결할 수 있었고 또한 직원들이 각자의 업무에 대해서 명확하게 인지함으로써 각 업무에 대한 책임을 명확하게 정리할 수 있게 되었다.

크게 위의 2가지 사항을 정리함으로써 병원직원들의 열정적인 모습과 활기찬 모습을 볼 수 있었고 직원들의 명확한 업무분장이 이루어짐에 따라 직원의 업무와 시간을 좀 더 효율적으로 사용할 수 있게 되었다.

아울러 병원에서 직원들이 환자에 대해서 좀 더 많은 시간을 활용할 수 있게 하는 효과도 부수적으로 나타났다. 물론 위의 2가지 사항뿐만 아니라 다른 여러 가지 사항들을 추가적으로 수정·보완하여 실행하였지만 위의 2가지 사항만 명확하게 시행한다면 직원들의 장기근속도 유도할 수 있게 될 것이다. 

앞에서 언급한 위의 두 가지 내용을 잘 숙지하시어서 병원의 운영에 조금이나마 도움이 되길 바란다.